Zapewnienie nieograniczonego dostępu do usług publicznych świadczonych drogą elektroniczną jest jednym z najważniejszych obecnie zadań jednostek administracji publicznej. Dlatego pragniemy Państwa zapoznać z naszą ofertą Systemu Obiegu Dokumentów eDOK.

System Obiegu Dokumentów eDOK jest produktem, który pozwoli na uporządkowanie prac związanych z obsługą spraw prowadzonych w Jednostce. Rejestrowanie dokumentów w jednej wspólnej bazie danych, zgodnie z narzuconymi regułami, umożliwia dostęp do potrzebnych informacji bez konieczności wertowania dokumentów papierowych. Szybka wymiana pism i spraw pomiędzy stanowiskami pracy i komórkami organizacyjnymi oraz pełna kontrola nad stanem ich załatwienia wpływa na efektywność obsługi klienta.

W skład systemu eDOK wchodzą następujące moduły:

· Moduł administracyjny – jest narzędziem pozwalającym między innymi na konfigurację parametrów systemu, definiowanie struktury organizacyjnej, zarządzanie użytkownikami i prawami dostępu, definiowanie RWA, zakładanie teczek, edytowanie szablonów pism wychodzących, zarządzanie słownikami;
· Moduł użytkownika – używany jest przede wszystkim do rejestracji pism wychodzących i przychodzących, służy do bieżącej pracy, obejmuje swoim zakresem cały obieg dokumentów i spraw;
· Archiwum – wchodzi w skład modułu użytkownika i jest narzędziem pozwalającym na zarządzanie aktami spraw przekazywanych do archiwum; moduł odpowiada za przekazywanie spraw do archiwum, tworzenie spisów zdawczo-odbiorczych, brakowanie dokumentów, wypożyczanie spraw z archiwum oraz przekazywanie spraw do Archiwum Państwowego.

Wspierane procesy:

· Rejestracja korespondencji przychodzącej i wychodzącej w kancelarii – automatyczna numeracja pism w rejestrach
· Dekretacja pism i spraw na komórki lub konkretne osoby
· Zakładanie spraw na podstawie pisma przychodzącego lub bez niego we wskazanej teczce
· Automatyczne znakowanie spraw, dołączenie pism do spraw już istniejących
· Rozpatrywanie spraw, przekazywanie lub udostępnianie spraw kolejnym komórkom lub pracownikom merytorycznym
· Powiadamianie osób nie biorących bezpośrednio udziału w rozpatrywaniu pisma lub sprawy – wysyłka „do wiadomości”
· Równoległa praca nad sprawą wielu osób – grupy robocze
· Zbiorowe operacje na pismach i sprawach
· Kontrola terminowości realizacji spraw, przypomnienie o upływającym terminie zakończenia sprawy
· Możliwość zawieszenia i wznowienia postępowania
· Funkcja kalendarza umożliwiająca planowanie i organizowanie codziennje pracy
· Archiwizowanie spraw i obsługa zastępstw
· Monitorowanie pracy każdego pracownika

Raportowanie

System pozwala na wykonywanie wielu raportów:

· Korespondencja wychodząca i przychodząca
· Historia dekretacji pisma lub sprawy, rejestr zwrotów
· Potwierdzenie przyjęcia pisma
· Zwrotne potwierdzenie odbioru
· Pocztowa książka nadawcza
· Raporty kierownika (sprawy: nieodebrane, w toku, zakończone, przeterminowane)
· Zestawienie spraw pilnych
· Uprawnień do teczek
· Zdefiniowanych teczek do sprawy
· Raport danych osobowych

Inne funkcjonalności

· Prowadzenie bazy korespondentów
· Wersjonowanie Rzeczowego Wykazu Akt , wersjonowanie teczek
· Definiowanie szablonów pism wychodzących z wykorzystaniem bardzo rozbudowanego edytora wewnętrznego
· Prowadzenie rejestrów dodatkowych, pozwalających na dowolne grupowanie pism i spraw niezależnie od teczek
· Pełna obsługa poczty elektronicznej – wraz ze wsparciem dla bezpiecznego połączenia SSL i obsługą poczty niechcianej
· Możliwość wydruku danych klienta przetwarzanych przez system, jak również edycja tych danych
· Wersjonowanie treści pism, przywracanie i tworzenie nowych wersji treści
· Automatyzacja odpowiedzi na pismo
· Możliwość składania podpisu elektronicznego i weryfikacja dokumentów podpisanych elektronicznie
· Zaawansowane mechanizmy wyszukiwania danych, w tym wyszukiwanie w treści pism skanowanych
· Elastyczne definiowanie terminów rozpatrywanych spraw – definiowanie trybów dodatkowych sprawy
· Możliwość przenoszenia spraw do innych teczek
· Dodatkowe typy dekretacji
· Integracja z BIP
· Integracja z ePUAP